ClickUp – Branchenübergreifende Einsatzmöglichkeiten

Im Blog (Link) haben wir beschrieben, wie wir ClickUp zusammen mit KI einsetzen. In diesem Beitrag geht es darum, für welche Branchen sich ClickUp eignet und wie Unternehmen aus unserer Zielgruppe – insbesondere KMU in der Schweiz – davon profitieren können.

Was ist ClickUp?

ClickUp ist ein All-in-one-Projektmanagement-Tool, das Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Kommunikation sowie Zeit- und Ressourcenplanung in einer Plattform vereint. Das System bietet eine hierarchische Struktur aus Arbeitsbereich > Space > Folder > List > Aufgabe > Subtask, ausserdem Prioritäten und Checklisten. Das macht es sehr flexibel für Teams jeder Grösse und Branche. Mit Dashboards, Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Timeline- und Kalenderansichten lassen sich Projekte aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Für professionelle Dienstleistungen bietet ClickUp zudem Zeit- und Kostenerfassung, RACI-Matrix, Custom Fields und anpassbare Workflows.

Ein grosser Vorteil ist die Integration von Künstlicher Intelligenz: ClickUp AI kann Texte verfassen und zusammenfassen, Meeting-Notizen erstellen, Aufgaben automatisch generieren und sogar Kampagnenideen vorschlagen. Damit entfallen Routinearbeiten, und Teams können sich auf kreative Aufgaben konzentrieren. Die Plattform ist HIPAA- und DSGVO-konform und unterstützt über 1'000 Integrationen mit anderen Tools.

Warum ClickUp für unsere Kunden interessant ist

Unsere Zielgruppe besteht aus kleinen und mittleren Unternehmen – etwa aus Industrie, Technologie oder professionellen Dienstleistungen – in der Schweiz (und der DACH-Region). Diese Unternehmen haben oft heterogene Arbeitsabläufe: Sie arbeiten gleichzeitig an Kundenprojekten, internen Marketing-Kampagnen, Software-Entwicklung oder Finanzaufgaben. ClickUp ermöglicht es, all diese Prozesse in einer Plattform abzubilden, die dank Vorlagen und Automatisierungen schnell anpassbar ist. Im Folgenden beleuchten wir wichtige Branchen und zeigen konkrete Beispiele für den Einsatz von ClickUp.

1. Industrie & Produktion

Projektsteuerung von der Entwicklung bis zur Auslieferung: Ein Industrieunternehmen muss viele Daten und Beteiligte koordinieren – vom Konstrukteur über Lieferanten bis zum Endkunden. Gerade für KMU in der Schweizer Fertigungsbranche mit begrenzten Ressourcen ist es wichtig, sämtliche Prozesse zentral zu bündeln. ClickUp kann hierfür flexibel an die Bedürfnisse der Produktion und Produktentwicklung angepasst werden:

• Vielfältige Ansichten: Ressourcen lassen sich in einer Listenansicht verwalten, Aufgaben im Kalender planen oder per Gantt-Diagramm zeitlich verschieben. So behalten alle Beteiligten den Überblick über Projekte und Kapazitäten.
• Echtzeit-Kommunikation: Kommentare, @Mentions und Chats sorgen dafür, dass Teams vom Büro bis zur Werkhalle synchron bleiben. Änderungen oder Probleme können sofort geteilt und besprochen werden, ohne separate E-Mail-Ketten.
• Dokumentenverwaltung: Konstruktionspläne, CAD-Zeichnungen oder Stücklisten können hochgeladen, versioniert, kommentiert und gemeinsam geprüft werden – wichtig für Freigaben und Qualitätskontrollen.
• CRM und Vertriebssteuerung: Über anpassbare Workflows lassen sich Vertriebspipelines für Aufträge abbilden, um Kunden, Lieferanten und Partner zu verwalten. Vom Erstkontakt bis zum Auftrag bleibt der Prozess transparent, inkl. Kontakthistorie und Angebotsstatus.
• Kalkulation und Angebote: Mit Custom Fields und Formeln können Unternehmen Produktionskosten, Angebote und Materialbedarfe berechnen. So behält man Budgets im Blick und kann Soll-Ist-Vergleiche durchführen.
• Abhängigkeiten und SOPs: Aufgaben lassen sich so verknüpfen, dass nachgelagerte Schritte (z. B. Montage) erst starten, wenn vorherige erledigt sind (z. B. Bauteile eingetroffen und geprüft). Standard Operating Procedures (SOPs) können in Dokumenten abgelegt und als Checklisten den Aufgaben beigefügt werden.
• Zeiterfassung: Ein globaler Timer ermöglicht die Zeiterfassung für das gesamte Team – etwa um Produktionszeiten zu erfassen und diese mit Kalkulationen zu vergleichen. Das schafft Transparenz und hilft bei der kontinuierlichen Prozessoptimierung.

2. Software- und IT-Teams

Planung und Priorisierung: ClickUp bietet speziell für Software-Teams zahlreiche Vorlagen und Tools. Das Prioritization Toolkit ermöglicht es, Produktideen, Feature-Requests und Backlog-Einträge zu sammeln, zu bewerten und mithilfe von Custom Fields zu priorisieren. So fällt es leichter, sich auf die wichtigsten Entwicklungen zu fokussieren.

Agile Entwicklung und Sprints: - Sprints & Backlog: In ClickUp können Scrum-Sprints mit Zeiträumen, Story Points und Team-Kapazitäten geplant werden. Eine integrierte Sprints-App hilft bei der Organisation von Backlogs und laufenden Sprints. - Whiteboards: Interaktive Whiteboards ermöglichen es Produkt- und Entwicklungsteams, User Journeys oder Architekturdiagramme zu visualisieren. Über eingebaute Elemente wie klebenotizartige Karten lassen sich Ideen festhalten und direkt in konkrete Aufgaben oder Dokumente umwandeln.

Forschung, Design und Release: - Dokumentation: Für Research-Phasen und Produktanforderungen können Teams umfangreiche Dokumente (Docs) mit Vorlagen erstellen. Darin lassen sich Design-Entwürfe, Entscheidungen und Verknüpfungen zu Aufgaben festhalten, sodass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind. - Gantt- und Timeline-Ansichten: Abhängigkeiten und Meilensteine in der Software-Entwicklung lassen sich mit Gantt-Diagrammen visualisieren, um Releases besser zu koordinieren. Die Timeline-View zeigt, welche Aufgaben parallel laufen und wo Engpässe drohen. - AI-Unterstützung: ClickUp AI kann Sprints zusammenfassen, Release-Notes formulieren oder beim Schreiben von User Stories helfen. Dadurch sparen Entwickler und Produktmanager Zeit bei Dokumentation und Kommunikation.

3. Bauwesen und Immobilien

Projektsteuerung von der Planung bis zur Übergabe: Eine Bauunternehmung muss unzählige Daten, Teams und externe Partner koordinieren – vom Architekten über Subunternehmer bis zum Bauherrn. ClickUp stellt hierfür eine massgeschneiderte Branchenlösung für das Bauwesen bereit:

• 10+ Ansichten: Ressourcen (Personal, Geräte, Materialien) lassen sich in einer Liste verwalten, Aufgaben im Kalender planen oder per Gantt-Diagramm zeitlich verschieben. Dadurch können Bauphasen und Abhängigkeiten anschaulich geplant und bei Bedarf aktualisiert werden.
• Echtzeit-Kommunikation: Über Kommentare, @Erwähnungen und die Chat-Funktion bleibt das Team vom Büro bis zur Baustelle auf dem gleichen Stand. Fragen oder Änderungen können sofort im Task diskutiert werden, wodurch Missverständnisse reduziert werden.
• Dokumentenprüfung: Pläne, Bauzeichnungen und Verträge können direkt in ClickUp abgelegt, mit Annotationen versehen und gemeinsam geprüft werden. Das vereinfacht Freigabeprozesse, etwa bei Planungsänderungen oder Abnahmen, da alle Versionen und Kommentare nachvollziehbar sind.
• CRM und Vertriebssteuerung: Mit anpassbaren Workflows lassen sich Vertriebspipelines für Bauprojekte aufbauen, um Kunden, Bewerber oder Subunternehmer zu verwalten. So kann z. B. der Status vom ersten Angebot bis zur finalen Auftragsvergabe im Blick behalten werden.
• Kalkulation und Ausschreibung: Durch Custom Fields und Formeln können Unternehmen Kostenvoranschläge, Bestellungen und Materialbedarfe direkt im System berechnen und verfolgen. Das erleichtert die Angebotserstellung und das Nachhalten von Budgetüberschreitungen.
• Abhängigkeiten und SOPs: Aufgaben können so angelegt werden, dass bestimmte Arbeiten (z. B. Innenausbau) erst beginnen, wenn vorherige abgeschlossen sind (z. B. Rohbau fertiggestellt). Standard-Prozesse und Checklisten (etwa für Sicherheitsprüfungen) lassen sich als wiederkehrende Aufgaben oder Templates integrieren.
• Zeiterfassung: Über den globalen Timer können alle Beteiligten ihre Arbeitszeit erfassen. So entstehen Soll-Ist-Vergleiche, die Auskunft über Produktivität und Effizienz geben – etwa um Nachkalkulationen vorzunehmen oder Überstunden zu erfassen.

ROI im Bauwesen: Eine Fallstudie von Nucleus Research zeigt, dass ein US-amerikanisches Bauunternehmen durch den Einsatz von ClickUp seine Investition innerhalb von nur 1,2 Monaten amortisierte und eine Rendite von 1 645 % erzielte[1]. Das Unternehmen reduzierte die Zeit für die Angebotserstellung um 50 % und sparte jährlich 22 000 US-$ ein[2].

4. Gesundheitswesen

Das Gesundheitswesen erfordert besondere Sicherheitsstandards und hochstrukturierte Abläufe. ClickUp ist HIPAA- und DSGVO-konform und bietet spezifische Funktionen für Kliniken, Praxen und Pflegeeinrichtungen:

• Dashboards & Workload-View: Projektleiter können alle laufenden Initiativen – von IT-Projekten bis hin zu Pflegeprogrammen – zentral überwachen. Mit Workload-Ansichten lässt sich die Auslastung pro Teammitglied oder Station visualisieren, um Personal effizient einzusetzen.
• Formularansichten: Per Drag-and-Drop können Formulare erstellt werden, um etwa Patientenanfragen oder interne IT-Tickets aufzunehmen. Hidden Fields erlauben das sichere Speichern sensibler Daten, die nur autorisierte Nutzer einsehen dürfen.
• Timeline-View: Zeitpläne für Projekte (z. B. Implementierung einer neuen Software in der Klinik) werden linear dargestellt, sodass Abteilungen über Fortschritte und nächste Schritte informiert bleiben. Öffentliche Roadmaps können genutzt werden, um Stakeholdern (z. B. Verwaltungsrat oder Patientenorganisationen) transparent Updates zu geben.
• Checklisten & Docs: To-do-Listen mit Subtasks sowie hinterlegte Standardprozeduren in Docs helfen dem Pflegepersonal, wichtige Schritte lückenlos abzuarbeiten – etwa beim Aufnahmeprozess oder bei Reinigungsroutinen. Digitale Checklisten ersetzen Papierformulare und gewährleisten, dass nichts übersehen wird.
• Zuweisungen per Erwähnung: Patienten oder Fälle können per @Erwähnung direkt Ärztinnen, Ärzten oder Pflegekräften zugeordnet werden. Das erleichtert die Übergabe zwischen Schichten und stellt sicher, dass die verantwortliche Person immer informiert ist.
• Custom Fields & Vorlagen: Individuell konfigurierbare Felder erlauben das Erfassen relevanter Daten (z. B. Blutwerte, Zimmernummern oder Versicherungsstatus). Wiederkehrende Aufgaben und Checklisten – etwa für tägliche Visiten oder wöchentliche Gerätewartungen – lassen sich als Vorlagen speichern und immer wieder verwenden.

Diese Funktionen unterstützen Krankenhäuser, Arztpraxen oder Pflegeheime dabei, Prozesse zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten.

5. Professionelle Dienstleistungen (Beratung, Buchhaltung, Recht)

Für Beratungs-, Buchhaltungs- und Anwaltskanzleien bietet ClickUp eine Fülle an Anpassungsmöglichkeiten, um die vielfältigen Kundenprojekte und administrativen Aufgaben zu managen:

• All-in-One-Projektmanagement: Aufgaben, Dokumentationen, Ziele und sogar Whiteboards können kunden- oder projektspezifisch organisiert werden. So behalten Kanzleien und Beratungsfirmen selbst komplexe Mandate oder Projekte in einer einzigen Plattform im Blick.
• Custom Workflows & Formulare: Jedes Unternehmen kann eigene Arbeitsabläufe definieren – vom Onboarding neuer Mandanten bis zur Abschlussprüfung eines Projekts. Formulare erlauben die strukturierte Datenerfassung (z. B. neue Kundenanfragen oder interne Anträge) und dank Suchfunktionen findet man Informationen schnell wieder.
• RACI-Matrix: Rollen wie Responsible, Accountable, Consulted und Informed lassen sich pro Aufgabe festlegen. Gerade in Anwaltskanzleien, in denen Verantwortlichkeiten klar dokumentiert sein müssen, sorgt dies für Transparenz: Jeder weiss, wer wofür zuständig ist und wer informiert werden muss.
• Zeit- und Kostenerfassung: Berater und Anwälte können ihre Arbeitszeit minutengenau per Timer erfassen oder manuell eintragen. Gleichzeitig lassen sich Budgets oder Auslagen pro Projekt hinterlegen. Das erleichtert die Abrechnung und stellt sicher, dass keine abrechenbare Leistung verloren geht.
• Hierarchische Organisation: Projekte können in Folders und Listen strukturiert werden, um etwa nach Mandanten oder Themen zu sortieren. Prioritäten und anpassbare Tags helfen, wichtige Fristen (z. B. Gerichtstermine oder Steuerfristen) stets im Auge zu behalten.
• Finance- & HR-Management: Dienstleistungsbetriebe können einen eigenen Finance-Space einrichten, um Rechnungsstellung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse zu organisieren. Automatisierungen erinnern an überfällige Zahlungen oder wiederkehrende Aufgaben (z. B. monatliche Reportings). Ein separater HR-Space unterstützt zudem das Recruiting (mit Pipeline für Bewerber) und die Personalverwaltung.

6. Kombination von ClickUp und KI

Der echte Mehrwert entsteht, wenn man ClickUp mit KI kombiniert. ClickUp AI bietet branchenspezifische Prompts und spart Zeit bei Routineaufgaben wie Protokolle schreiben oder Ideen für Projekte generieren. Über Integrationen lassen sich auch externe KI-Modelle (z. B. ChatGPT oder Bard) einbinden, um Texte zu erstellen oder Daten auszuwerten.

Beispiel: In einem Produktionsunternehmen kann ClickUp AI aus Meeting-Notizen automatisch Aufgaben generieren und diese mit passenden Deadlines in die Projektliste einfügen. In einer Software-Firma können Entwickler User Stories mittels KI formulieren und danach via Whiteboard in Aufgaben umwandeln. In Beratungsfirmen wiederum hilft KI dabei, Verträge zusammenzufassen oder E-Mail-Antworten zu entwerfen. Diese Automatisierungen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und lassen mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit.

Fazit

ClickUp ist nicht nur ein Projektmanagement-Tool, sondern eine äusserst vielseitige Plattform, die sich für unterschiedlichste Branchen und Anwendungsfälle eignet. Industrie-Unternehmen behalten damit ihre Produktentwicklung, Fertigung und sogar Lieferketten im Griff und verkürzen Durchlaufzeiten. Software-Teams planen Roadmaps, pflegen Backlogs und koordinieren Releases effizient an einem Ort. Bauunternehmen steuern Projekte vom ersten Angebot bis zur Abnahme zentral und vermeiden Verzögerungen. Gesundheitsorganisationen dokumentieren Abläufe sicher und gesetzeskonform, während sie die Versorgung ihrer Patienten optimieren. Beratungs- und Buchhaltungsfirmen bilden komplexe Mandate, Kanzleiabläufe und Verantwortlichkeiten strukturiert digital ab.

Unsere Recherche zeigt: Unabhängig von der Branche profitieren Unternehmen insbesondere dann von ClickUp, wenn sie das Tool mit KI kombinieren. Automatisierte Zusammenfassungen, generierte Texte und intelligente Vorlagen beschleunigen die Arbeit und schaffen einen Rahmen, in dem kreative und strategische Aufgaben gedeihen können.

[1] [2] ClickUp ROI case study: Construction Company

https://nucleusresearch.com/research/single/clickup-roi-case-study-construction-company/